Het beste Performance Management systeem: zo kies je het

Wil je aan de slag met de groei en ontwikkeling van collega’s in je organisatie? Dan kan het handig zijn om software voor Performance Management aan te schaffen. Ontdek hier hoe je het beste systeem kiest.

Meteen aan de slag? 👉 Open de checklist: Performance Management software kiezen

Wat is Performance Management software?

Performance management is uit het doorlopende proces waarmee je de prestaties van medewerkers evalueert en hen coacht om hun skills te verbeteren. Daaronder vallen ook alle gesprekken in je HR-cyclus – van 1-op-1 check-ins tot een functioneringsgesprek of evaluatiegesprek.

Een Performance Management-systeem helpt je om:

• Duidelijke doelen te stellen
• Prestaties van medewerkers te meten en gerichte feedback te geven
• Vaardigheden te ontwikkelen
• Gedrag bij te sturen

3 soorten Performance Management systemen

Wil je aan de slag met Performance management, dan kun je kiezen voor 2 soorten systemen of softwarepakketten.

1. HR-core of HRIS-systeem dat ook Performance Management biedt

Werk je met een algemeen HR-administratiesysteem, dan kan het een optie zijn om te kiezen voor de Performance & Development-module binnen je bestaande systeem. Als je HR-systeem dat aanbiedt, natuurlijk!

Voorbeelden van algemene HR-systemen zijn:
Afas, BambooHR, HiBob, Nmbrs, Officient, Personio, SD Worx en Workday.

Het voordeel van een geïntegreerde oplossing is:

• Je hebt het softwaresysteem al, of hoeft maar één systeem aan te schaffen
• Je hoeft je personeelsgegevens niet te integreren met een losstaande tool
• Het is ook makkelijk werken voor medewerkers en hun managers: ze hoeven maar 1 systeem te gebruiken

Nadelen kunnen zijn:

• Een HRIS is geen gespecialiseerd systeem voor Performance en Development
• De opties zijn beperkt: het zou kunnen dat er geen tot weinig opties zijn voor het opstellen van ontwikkeldoelen, bijhouden van doelen, doorlopende feedback geven, het geven van feedback op basis van skills en gedrag of het analyseren van data
• Met name dit gebrek aan geanalyseerde data kan ertoe leiden dat je een HR-administratiesysteem niet kunt gebruiken voor het maken van een 9-grid of voor strategische personeelsplanning. 

2. Tool voor verslaglegging of digitaal personeelsdossier

Binnen de algemene HR core- of HR administratiesystemen, is er ook speciale software voor het vastleggen van gesprekken en afspraken met medewerkers. 

Daarin houd je dus niet alleen persoonlijke gegevens, het contract en het salaris bij, maar ook:

• Verslagen van functionerings- en evaluatiegesprekken
• Gespreksverslagen van andere 1-op-1 gesprekken
• Aantekeningen en feedback van leidinggevenden
• Informatie over promoties
• Andere schriftelijke afspraken

Voorbeelden van verslagleggingssoftware zijn: AFAS of SD Worx.

Het voordeel van zo’n systeem is dat je bouwt aan een digitaal dossier voor medewerkers. 

De nadelen van deze softwaretools:

• Er zijn vaak geen geïntegreerde mogelijkheden zijn om doorlopende feedback vast te leggen 
• Je kunt dus geen continue dialoog houden tussen medewerker en manager
• Geen tot weinig opties zijn voor het opstellen van ontwikkeldoelen
• Geen opties voor het bijhouden van doelen

3. Complete performance management-oplossing

Een complete oplossing voor Performance Management zoals Learned is een gespecialiseerde tool.

Je kunt het los aanschaffen, of integreren met een HR-coresysteem.

Zoals de naam al zegt, is het voordeel van deze specialistische tools dat ze je helpen om een evaluatiecyclus en proces voor Performance Management op te zetten.

Deze tools beschikken over extra features:

• Een goede basis: je legt eerst de beoordelingscriteria vast, zoals skills, competenties en KPI’s die binnen een bepaalde functie vereist zijn
• Je kunt een digitale gesprekcyclus aanmaken (in plaats van alleen afspraken of gesprekken vastleggen)
• Je start in één keer een evaluatiecyclus
• Automatische uitnodigingen en reminders per mail voor een evaluatieronde
• Je beschikt vaak over een skills ‘bibliotheek’ of competentiematrix
• Je kunt KPI’s en leer- of ontwikkeldoelen opstellen, en individuele doelen koppelen aan teamdoelen
• Je kunt ook 360-graden feedback vragen, geven en vastleggen (naast feedback van managers over hun teamleden)
• Je verzamelt HR-inzichten over de prestaties van het team, zoals over hun skills, de skill gap en medewerkerstevredenheid

De nadelen kunnen zijn:

• Het is een losse tool, maar je kunt die wel integreren met je HR-administratiesysteem (zoals Afas, HiBob, Nmbrs of Personio)
• De kosten voor aparte Performance Management-software kunnen iets hoger liggen

Maar in ruil daarvoor krijg je toegang tot speciale features voor het opzetten van een evaluatiecyclus en tot nuttige data voor strategische personeelsplanning.

💡 Op welke functionaliteiten moet je letten bij het kiezen van een Performance Management-systeem? Lees hier verder 👇

Performance Management-tool kiezen: waar let je op?

Ga je voor software die specifiek gemaakt is voor prestatiemanagement, dan is het belangrijk om goed op een aantal functionaliteiten te letten. 

Gebruik deze checklist voor Performance Management-software! 👇

1. De basis: functieprofielen & functiehuis

Kun je met de software:

• Eerst concrete beoordelingscriteria opstellen? En duidelijk maken wat er wordt verwacht in een functie?
• Een functieprofiel opstellen op basis van soft skills, technische skills, verantwoordelijkheden en KPI’s?
• In een functieprofiel ook kernwaarden opnemen?
• Een ‘bibliotheek’ van skills en competenties, of skills matrix, aanmaken?
• Functieprofielen koppelen aan functieniveaus en je functiehuis?

Tip: al deze features vind je in het Performance Management-systeem van Learned

2. Evaluatiegesprekken

• Kun je een digitale evaluatiecyclus of gesprekscyclus aanmaken?
• Kun je automatisch, met één klik op de knop, een evaluatieronde starten?
• Kun je automatisch mails met uitnodigingen en reminders voor evaluaties versturen?
• Kun je prestaties en evaluaties koppelen aan beloning?

3. Feedback, doelen en ontwikkeling

Kun je met de software:

• Ook 360-graden feedback van collega’s vragen en geven?
• Niet alleen formele evaluatiegesprekken voeren, maar ook het hele jaar door (bijvoorbeeld maandelijks) 1-op-1’s en ontwikkelgesprekken voeren?
• De feedback uit 1-op-1’s en ontwikkelgesprekken doorlopend vastleggen, in een continue dialoog?
• Ontwikkeldoelen opstellen om evaluaties op te volgen?
• Individuele doelen koppelen aan team- en organisatiedoelen?
• Inzichtelijk maken hoe werknemers verticaal of horizontaal kunnen doorgroeien aan de hand van carrièrepaden?

4. HR-data en rapportages

Daarnaast: één van de grootste voordelen van speciale Performance Management-sofware is dat het je inzicht geeft in prestaties, het skillsniveau en andere nuttige HR-data die je kunt gebruiken voor strategische personeelsplanning.

Checklist voor features:

• Krijg je met HR of als leidinggevende inzicht in de prestaties van teamleden?
• Kun je de prestaties vergelijken en visualiseren, bijvoorbeeld in een 9-grid?
• Kun je data filteren op de manier die jij wilt? Zoals per team, afdeling, per kwartaal of jaar?
• Is er ook een optie om medewerkerstevredenheid te meten?
• Kun je data eenvoudig exporteren voor je eigen analyses? Bijvoorbeeld als ruwe data naar CSV, Excel, je BI-systeem, maar ook naar je HR-core systeem (daarvoor kun je ook letten op integraties)

Tip 💡 Als je al een HRIS of HR-core systeem gebruikt, dan heeft het heel veel voordelen als je Performance management-tool daarmee integreert. Onze software biedt integraties met elke HRIS-software 

5. Beveiliging, gebruiksgemak en toegankelijkheid

Ook niet onbelangrijk zijn features die zorgen dat de software veilig, makkelijk en toegankelijk in het gebruik is. 

• Gebruiksvriendelijkheid: is de software eenvoudig te gebruiken?
• Gebruiksvriendelijkheid: is het makkelijk inloggen voor gebruikers? Dat kan met een integratie voor SSO (Single Sign-On)
• Toegankelijkheid: is er naast een desktopversie van de software, ook een mobiele app voor medewerkers?
• Toegankelijkheid: als je een meertalige organisatie bent, is de software (op desktop en op mobiel) beschikbaar in meer talen dan Nederlands en Engels?

Wist je dat de software van Learned beschikbaar is in het Nederlands, Engels, Duits, Frans, Spaans, Portugees en Pools? En dat je evaluaties kunt uitsturen in 22 talen? 🇳🇱🇩🇪🇫🇷🇪🇸 Lees hier meer over onze talen

• Veiligheid: is de software ISO-proof? Welke gegevens worden er bijvoorbeeld gedeeld met derde partijen? Je kunt dit checken in de verwerkersovereenkomst of DPA (Data-processing agreement)
• Veiligheid: is het systeem compliant met de Europese GDPR-wet of AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming)?
• Veiligheid: wordt de software gehost in de EU en wordt de data die het verwerkt binnen de EU verwerkt?

Veiligheid: als de software gebruik maakt van AI-toepassingen, beschikt het bedrijf dan over een AI Impact Assessment?

6. Support en implementatie

Je bent op zoek naar software die zelf veilig, gebruiksvriendelijk en uitgebreid genoeg is.

Maar daarnaast is het ook een groot voordeel als je wordt begeleid in het uitrollen van nieuwe software in jouw afdeling of organisatie. Ga dan op zoek naar een bedrijf dat Customer Success of services voor implementatie biedt.

Op deze zaken kun je letten bij je keuze voor de beste software:

• Hoe lang duurt de implementatie van de software gemiddeld? 
• Als het langer is dan een paar weken, kan jouw HR-afdeling dan hulp krijgen bij de implementatie?  
• Biedt het softwarebedrijf support, en via welke kanalen? Is het alleen via e-mail of chat, of kun je ook telefonisch contact opnemen?
• Krijg je persoonlijke begeleiding van een vast contactpersoon (bijv. een Customer Success Manager)?
• Ondersteunt het Customer Success team of de contactpersoon voor implementatie je HR-team ook bij interne Change Management in de organisatie?

Bijvoorbeeld: hoe krijg je leidinggevenden, teammanagers en medewerkers mee in het overnemen van een nieuw softwaresysteem? Een ervaren softwarebedrijf zoals Learned begeleidt je daar ook bij.

7. Handige extra’s en AI-features

Tot slot zijn er heel handige functies die HR en de leidinggevenden helpen om niet uren kwijt te zijn aan het voorbereiden van een evaluatieronde. 

Dit zijn handige extra AI-features waar je op kunt letten:

• Gesprekken automatisch samenvatten tot een gespreksverslag
• AI-coachingstips en feedbacktips hoe je een goed (of een moeilijk) gesprek voert voor leidinggevenden
• Feedback automatisch doorsturen vanuit e-mail, Teams, Slack en 1-op-1 gesprekken (zodat je daarmee AI evaluaties al vooraf kunt laten invullen, een heel handige tijdsbesparende feature van Learned!)

Tot slot wil je een aparte tool voor prestatiemanagement wel kunnen integreren met je bestaande HR-core of HR-administratiesysteem. Let daar dus ook op en vraag ernaar in het aankoopproces.

Checklist [PDF] 📄

Wil je aan de slag met het bepalen van de beste Performance Management-software voor jouw organisatie? Open deze checklist en deel die met collega’s 👇

Klik op de visual en download de PDF die opent, of deel de link

Samengevat

Al deze Performance Management-features maken het je echt zo makkelijk mogelijk om een evaluatieproces te creëren dat je veel tijd bespaart. En dat eerlijker is dan medewerkers alleen laten beoordelen door 1 directe leidinggevende.

Meer weten over het inrichten van een eerlijk beoordelingsproces? 👉 Lees hier verder: Zo richt je je Performance Management-cyclus slim en eerlijk in